POLITICA INSTITUCIONAL DE PRIVACIDAD
1. Objeto y marco institucional
La SEGIB reconoce la importancia de la privacidad y de la protección de la información personal. Esta Política explica cómo se recaban, utilizan, conservan, comparten y protegen los datos personales tratados a través del sitio web y de los servicios digitales vinculados a él.
La presente Política se adopta en el marco de la personalidad jurídica internacional, la autonomía institucional, los instrumentos constitutivos, el Acuerdo de Sede y las normas internas de la SEGIB. Como criterio de buena administración y referencia regional, la SEGIB procura aplicar principios internacionalmente reconocidos de protección de datos, incluidos los de transparencia, finalidad, proporcionalidad, minimización, exactitud, seguridad, confidencialidad, responsabilidad y respeto de los derechos de las personas.
Las referencias a normas, mecanismos de transferencia o políticas nacionales o regionales que puedan aparecer en relación con proveedores externos describen el régimen declarado por dichos proveedores y no constituyen reconocimiento de la aplicación de esas normas a la SEGIB ni renuncia a sus prerrogativas e inmunidades.
2. Entidad responsable del tratamiento y datos de contacto
La Secretaría General Iberoamericana determina los fines institucionales y las condiciones esenciales del tratamiento de los datos personales recabados a través de este sitio.
Contacto general y para cuestiones de privacidad: info@segib.org.
Dirección temporal: C/ Orense 81, 4.ª planta, 28020 Madrid, España.
3. Datos que pueden ser tratados
Según el servicio utilizado, la SEGIB podrá tratar las siguientes categorías de datos:
• datos identificativos y de contacto, como nombre, apellidos, organización, cargo, país, correo electrónico y teléfono, etc.;
• datos profesionales, institucionales o académicos necesarios para participar en actividades, convocatorias, programas o procesos de selección y contratación;
• datos de inscripción y acreditación para reuniones, eventos y actividades, incluidos los estrictamente necesarios para la organización, seguridad o acceso;
• preferencias de comunicación y suscripción a boletines;
• comunicaciones, consultas, solicitudes y documentación remitida por el usuario;
• imágenes, voz o grabaciones cuando una actividad sea fotografiada, grabada o retransmitida, con la información previa que corresponda;
• datos técnicos de navegación, como identificadores de cookies, tipo de dispositivo o navegador, páginas visitadas, fecha y hora, procedencia aproximada y datos de seguridad.
La SEGIB no solicita datos especialmente sensibles a través de formularios generales. Cuando una actividad requiera información de especial protección, se limitará a la estrictamente necesaria y se informará de manera específica.
4. Origen de los datos
Los datos pueden ser facilitados directamente por la persona interesada; por la institución, Estado miembro, organismo, socio o entidad que la designe o proponga para una actividad; por coorganizadores de una iniciativa; o, cuando resulte pertinente para funciones institucionales, obtenerse de fuentes públicas o institucionales legítimas. Cuando sea razonable y posible, la SEGIB informará a la persona sobre el origen y el uso previsto de sus datos.
5. Finalidades
Los datos podrán utilizarse para:
• responder consultas, solicitudes de información y comunicaciones;
• gestionar suscripciones, boletines y comunicaciones institucionales;
• organizar eventos, reuniones, acreditaciones, viajes, retransmisiones y actividades;
• mantener relaciones institucionales y directorios de contacto vinculados a las funciones de la SEGIB;
• cumplir mandatos, obligaciones institucionales, compromisos con Estados miembros, socios, donantes o coorganizadores y necesidades de rendición de cuentas;
• preservar la memoria y el archivo institucional, con las restricciones de acceso que correspondan;
• proteger la seguridad del sitio, prevenir abusos y resolver incidencias técnicas;
• obtener estadísticas agregadas y mejorar contenidos, accesibilidad, navegación y experiencia de usuario.
6. Fundamento institucional del tratamiento
El tratamiento se realizará cuando sea necesario para atender una solicitud o gestionar una relación con la persona; cuando la persona haya manifestado su consentimiento o una elección voluntaria; cuando resulte necesario para el cumplimiento de las funciones, mandatos y actividades institucionales de la SEGIB; o cuando sea necesario para proteger la seguridad, continuidad e integridad de sus sistemas y servicios.
Cuando una actividad requiera condiciones específicas, la información correspondiente se facilitará en el formulario, convocatoria o instrumento aplicable.
7. Destinatarios y proveedores
La SEGIB no vende ni comercializa datos personales. La información podrá ser comunicada o puesta a disposición de:
• unidades y oficinas de la SEGIB que necesiten acceder a ella para cumplir la finalidad informada;
• proveedores de alojamiento, mantenimiento, seguridad, comunicaciones, inscripción, correo, retransmisión, analítica, soporte o servicios tecnológicos, sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad;
• Socios, coorganizadores, financiadores o entidades colaboradoras cuando resulte necesario para gestionar una actividad y se haya informado de ello;
• autoridades, órganos o terceros cuando la comunicación sea necesaria para proteger personas o sistemas, investigar abusos, atender compromisos institucionales válidos o cumplir una obligación expresamente asumida por la SEGIB.
La publicación de nombres, cargos, imágenes, intervenciones o materiales de participantes se realizará de acuerdo con la naturaleza pública de la actividad, la información facilitada previamente y las autorizaciones que correspondan.
8. Tratamiento en distintos países y transferencias internacionales
Por la naturaleza internacional de la SEGIB, sus oficinas, actividades y proveedores pueden localizarse en diferentes países. En consecuencia, los datos pueden ser almacenados, consultados o tratados fuera del país desde el que accede el usuario.
La SEGIB procurará que dichos tratamientos se limiten a las finalidades informadas y estén sujetos a medidas adecuadas, como selección diligente de proveedores, compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad, control de accesos, minimización, cifrado, restricciones de reutilización y otros mecanismos técnicos u organizativos apropiados.
Cuando un proveedor declare utilizar mecanismos específicos de transferencia —por ejemplo, decisiones de adecuación, marcos de privacidad, cláusulas contractuales u otros instrumentos— podrá consultarse esa información en la política del proveedor. La utilización de tales mecanismos por el proveedor no modifica el estatuto jurídico internacional de la SEGIB.
9. Conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo razonablemente necesario para la finalidad para la que fueron recabados y, posteriormente, durante los periodos necesarios para atender responsabilidades, auditorías, rendición de cuentas, seguridad, archivo o memoria institucional. Los datos que hayan dejado de ser necesarios serán eliminados, anonimizados o conservados con acceso restringido, según corresponda.
Los datos remitidos a través del formulario de contacto del sitio (nombre, correo electrónico y contenido del mensaje) se almacenan en el propio sitio web con la única finalidad de gestionar y dar seguimiento a las consultas recibidas. Se conservarán durante el tiempo necesario para atender la consulta y su eventual seguimiento, y se suprimirán cuando dejen de ser necesarios, mediante revisiones periódicas de la información almacenada.
10. Derechos y solicitudes de las personas
La SEGIB reconoce a las personas la posibilidad de solicitar, según la naturaleza del tratamiento y las circunstancias del caso:
• información y acceso a sus datos;
• rectificación o actualización de datos inexactos;
• supresión cuando los datos ya no sean necesarios y no exista una razón institucional legítima para conservarlos;
• oposición o retirada de una autorización respecto de tratamientos voluntarios;
• limitación temporal del uso mientras se revisa una solicitud;
• entrega de una copia o portabilidad cuando sea técnicamente viable y procedente.
Para proteger la información, la SEGIB podrá pedir datos adicionales razonables que permitan verificar la identidad. Las solicitudes se examinarán y responderán en un plazo razonable. Estos derechos no son absolutos y pueden estar limitados por necesidades de seguridad, archivo, rendición de cuentas, protección de terceros, funciones institucionales o compromisos aplicables a la SEGIB.
11. Seguridad y confidencialidad
La SEGIB adopta medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos frente a pérdida, alteración, acceso, utilización, comunicación o destrucción no autorizados. Estas medidas podrán incluir controles de acceso, gestión de permisos, copias de seguridad, cifrado, registro de incidencias, obligaciones de confidencialidad, formación y revisión de proveedores.
Ningún sistema es completamente seguro. En caso de incidente, la SEGIB adoptará las medidas de contención, investigación, corrección y comunicación que considere apropiadas según el riesgo y su marco institucional.
12. Comunicaciones y retirada de suscripciones
La inscripción en eventos y actividades organizados o coorganizados por la SEGIB comporta la recepción de comunicaciones relacionadas con la actividad, así como de actualizaciones del sitio, invitaciones a otros eventos y novedades institucionales de la Secretaría, de lo que se informa en el momento de la inscripción. Las comunicaciones electrónicas incluirán, cuando corresponda, un mecanismo para cancelar la suscripción o modificar las preferencias. La retirada de una suscripción no impedirá el envío de comunicaciones operativas necesarias para una actividad o relación institucional en curso.
13. Sitios y servicios de terceros
Esta Política no regula los tratamientos realizados por sitios, plataformas, redes sociales o servicios de terceros enlazados desde la web. Se recomienda consultar las políticas de cada proveedor antes de facilitar información o utilizar sus servicios.
14. Actualización de la Política
La SEGIB podrá actualizar esta Política para reflejar cambios en sus actividades, herramientas, proveedores o criterios institucionales. La versión vigente indicará la fecha de la última actualización.
15. Preservación de inmunidades
Nada de lo dispuesto en esta Política constituye o podrá interpretarse como renuncia, expresa o implícita, a las prerrogativas e inmunidades de la SEGIB o de su personal, que quedan específicamente reservadas.