POLÍTICA INSTITUCIONAL DE PRIVACIDADE

Os dados podem ser fornecidos diretamente pela pessoa interessada; pela instituição, Estado membro, organismo, parceiro ou entidade que a designe ou proponha para uma atividade; por coorganizadores de uma iniciativa; ou, quando pertinente para funções institucionais, ser obtidos de fontes públicas ou institucionais legítimas. Quando seja razoável e possível, a SEGIB informará a pessoa sobre a origem e o uso previsto de sus dados.

Os dados poderão ser utilizados para:

• responder a consultas, solicitações de informação e comunicações;
• gerenciar assinaturas, boletins e comunicações institucionais;
• organizar eventos, reuniões, credenciamentos, viagens, retransmissões e atividades;
• manter relações institucionais e diretórios de contato vinculados às funções da SEGIB;
• cumprir mandatos, obrigações institucionais, compromissos com Estados membros, parceiros, doadores ou coorganizadores e necessidades de prestação de contas;
• preservar a memória e o arquivo institucional, com as restrições de acesso que correspondam;
• proteger a segurança do site, prevenir abusos e resolver incidências técnicas;
• obter estatísticas agregadas e melhorar conteúdos, acessibilidade, navegação e experiência do usuário.

O tratamento será realizado quando necessário para atender a uma solicitação ou gerenciar uma relação com a pessoa; quando a pessoa tiver manifestado seu consentimento ou uma escolha voluntária; quando for necessário para o cumprimento das funções, mandatos e atividades institucionais da SEGIB; ou quando for necessário para proteger a segurança, continuidade e integridade de seus sistemas e serviços.

Quando uma atividade exigir condições específicas, a informação correspondente será fornecida no formulário, convocatória ou instrumento aplicável.

A SEGIB não vende nem comercializa dados pessoais. A informação poderá ser comunicada ou colocada à disposição de:

• unidades e escritórios da SEGIB que necessitem acessá-la para cumprir a finalidade informada;
• provedores de alojamento, manutenção, segurança, comunicações, inscrição, e-mail, retransmissão, análise, suporte ou serviços tecnológicos, sujeitos a obrigações de confidencialidade e segurança;
• Parceiros, coorganizadores, financiadores ou entidades colaboradoras quando necessário para gerenciar uma atividade e desde que tenha sido informado a respeito;
• autoridades, órgãos ou terceiros quando a comunicação for necessária para proteger pessoas ou sistemas, investigar abusos, atender compromissos institucionais válidos ou cumprir uma obrigação expressamente assumida pela SEGIB.

A publicação de nomes, cargos, imagens, intervenções ou materiais de participantes será realizada de acordo com a natureza pública da atividade, a informação fornecida previamente e as autorizações que correspondam.

Pela natureza internacional da SEGIB, seus escritórios, atividades e provedores podem estar localizados em diferentes países. Consequentemente, os dados podem ser armazenados, consultados ou tratados fora do país a partir do qual o usuário acessa.

A SEGIB procurará que esses tratamentos se limitem às finalidades informadas e estejam sujeitos a medidas adequadas, como seleção diligente de provedores, compromissos contratuais de confidencialidade e segurança, controle de acessos, minimização, criptografia, restrições de reutilização e outros mecanismos técnicos ou organizacionais apropriados.

Quando um provedor declarar utilizar mecanismos específicos de transferência — por exemplo, decisões de adequação, marcos de privacidade, cláusulas contratuais ou outros instrumentos —, essa informação poderá ser consultada na política do provedor. A utilização de tais mecanismos pelo provedor não modifica o estatuto jurídico internacional da SEGIB.

Os dados serão conservados pelo tempo razoavelmente necessário para a finalidade para a qual foram coletados e, posteriormente, pelos períodos necessários para atender responsabilidades, auditorias, prestação de contas, segurança, arquivo ou memória institucional. Os dados que tenham deixado de ser necessários serão eliminados, anonimizados ou conservados com acesso restrito, conforme o caso.

Os dados enviados por meio do formulário de contato do site (nome, e-mail e conteúdo da mensagem) são armazenados no próprio site com a única finalidade de gerenciar e dar seguimento às consultas recebidas. Serão conservados pelo tempo necessário para atender à consulta e seu eventual acompanhamento, e serão suprimidos quando deixarem de ser necessários, mediante revisões periódicas da informação armazenada.

A SEGIB reconhece às pessoas a possibilidade de solicitar, de acordo com a natureza do tratamento e as circunstâncias do caso:

• informação e acesso a seus dados;
• retificação ou atualização de dados inexatos;
• supressão quando os dados já não sejam necessários e não exista uma razão institucional legítima para conservá-los;
• oposição ou retirada de uma autorização a respeito de tratamentos voluntários;
• limitação temporal do uso enquanto se revisa uma solicitação;
• entrega de uma cópia ou portabilidade quando for tecnicamente viável e cabível.

Para proteger a informação, a SEGIB poderá pedir dados adicionais razoáveis que permitam verificar a identidade. As solicitações serão examinadas e respondidas em um prazo razoável. Esses direitos não são absolutos e podem estar limitados por necessidades de segurança, arquivo, prestação de contas, proteção de terceiros, funções institucionais ou compromissos aplicáveis à SEGIB.

A SEGIB adota medidas técnicas e organizacionais razoáveis para proteger os dados contra perda, alteração, acesso, utilização, comunicação ou destruição não autorizados. Essas medidas poderão incluir controles de acesso, gestão de permissões, cópias de segurança, criptografia, registro de incidências, obrigações de confidencialidade, formação e revisão de provedores.

Nenhum sistema é completamente seguro. Em caso de incidente, a SEGIB adotará as medidas de contenção, investigação, correção e comunicação que considerar apropriadas conforme o risco e seu marco institucional.

A inscrição em eventos e atividades organizados ou coorganizados pela SEGIB implica o recebimento de comunicações relacionadas à atividade, bem como de atualizações do site, convites para outros eventos e novidades institucionais da Secretaria, o que é informado no momento da inscrição. As comunicações eletrônicas incluirão, quando cabível, um mecanismo para cancelar a assinatura ou modificar as preferências. O cancelamento de uma assinatura não impedirá o envio de comunicações operacionais necessárias para uma atividade ou relação institucional em curso.

Esta Política não regula os tratamentos realizados por sites, plataformas, redes sociais ou serviços de terceiros vinculados a partir do site. Recomenda-se consultar as políticas de cada provedor antes de fornecer informações ou utilizar seus serviços.

A SEGIB poderá atualizar esta Política para refletir mudanças em suas atividades, ferramentas, provedores ou critérios institucionais. A versão vigente indicará a data da última atualização.

Nada do disposto nesta Política constitui ou poderá ser interpretado como renúncia, expressa ou implícita, às prerrogativas e imunidades da SEGIB ou de seu pessoal, que permanecem especificamente reservadas.